Fehlgeschlagene Zahlungen in Chargebee zurückholen
Wie das Mahnwesen in Chargebee funktioniert: Smart- und Custom-Modus, Mahnzeitraum, finale Aktionen, Mahnmails, Links zur Kartenänderung und payment_failed.
Von Florian
Chargebee hat ein ausgereiftes Mahnwesen: Es klassifiziert Zahlungsfehler, wiederholt nach eigenem oder Ihrem Zeitplan, schreibt Kunden mit einem Link zur Kartenaktualisierung und wendet eine finale Aktion an, wenn nichts funktioniert. Das meiste, was Sie mit Chargebee zurückholen können, hängt von einer Handvoll Einstellungen ab und davon, wie gut Ihre E-Mails geschrieben sind. Dieser Ratgeber erklärt diese Einstellungen und was Sie darum herum ergänzen sollten.
Er hält sich an Chargebees eigene Dokumentation: Dunning, Smart and manual dunning, What is Smart Dunning, welcher Webhook während des Mahnwesens ausgelöst wird, die Invoices-API, das Ereignis payment_failed, das Self-Serve Portal und wie Kunden ihre Zahlungsmethode aktualisieren (alle abgerufen im November 2026). Chargebee hat zwei Generationen des Mahnwesens; dieser Ratgeber beschreibt die aktuelle und weist darauf hin, wo die ältere Version abweicht.
Wie das Mahnwesen in Chargebee funktioniert
Wenn eine automatische Verlängerungsbelastung fehlschlägt, geht die Rechnung ins Mahnwesen (Dunning). Chargebee wiederholt dann die Zahlung und sendet Erinnerungsmails während eines Mahnzeitraums: der Anzahl der Tage, die die Rechnung im Mahnwesen bleibt, bevor die finale Aktion ausgeführt wird. Wiederholungsversuche finden nur innerhalb dieses Fensters statt.
Mit aktiviertem Auto-Collection bleibt das Abo während des Mahnwesens Active. Was danach passiert, hängt von Ihren Einstellungen ab.
Zwei Retry-Modi
Chargebees Seite zum Dunning beschreibt zwei Modi:
| Smart-Modus | Custom-Modus | |
|---|---|---|
| Wer das Timing wählt | Chargebee, anhand des Gateway-Fehlers | Sie, als Tage nach dem ersten Fehlschlag |
| Maximale Wiederholungsversuche | Bis zu 12 | Bis zu 5 |
| Hard Declines | Nicht wiederholt, bis sich die Zahlungsmethode ändert | Die Dokumentation beschreibt Versuche an den Tagen, die Sie festlegen |
| Genaue Daten | Nicht garantiert | Fest |
Der Smart-Modus klassifiziert Fehlercodes des Gateways als Hard oder Soft Declines. Bei Hard Declines wird gewartet, bis der Kunde seine Zahlungsmethode aktualisiert. Bei Soft Declines wählt Chargebee einen Zeitpunkt für den Versuch anhand der Fehlerkategorie und der Erfolgsaussichten. Chargebees Dokumentation sagt, dass genaue Retry-Daten in diesem Modus nicht garantiert werden können. Ein manuelles „Collect Now” zählt ebenfalls als Versuch. Ein Hilfeartikel von Chargebee weist darauf hin, dass Smart Dunning ab bestimmten Plänen verfügbar ist, prüfen Sie also Ihren.
Im Custom-Modus legen Sie die Retry-Tage fest. Chargebees Beispiel: Bei einem Mahnzeitraum von 8 Tagen und einer Retry-Frequenz von „1,4,8” laufen die Versuche 1, 4 und 8 Tage nach dem ersten Fehlschlag.
Chargebee bewirbt außerdem Revive, einen Retry-Modus mit maschinellem Lernen, der innerhalb der Grenzen von Smart Dunning läuft. Klären Sie mit Chargebee die Verfügbarkeit für Ihren Plan.
Fehlschläge wegen 3D Secure
Unabhängig vom gewählten Modus sagt Chargebee, dass Zahlungen, die wegen 3D Secure fehlgeschlagen sind, nur am Tag vor dem Ende des Mahnzeitraums wiederholt werden, wenn der Kunde nicht gehandelt hat. Diese Kunden müssen die Authentifizierung selbst abschließen, sie werden also durch die E-Mail zurückgeholt, nicht durch den Versuch.
Die finale Aktion
Wenn alle Versuche fehlschlagen, wählen Sie, was passiert mit:
- dem Abo: kündigen oder aktiv lassen;
- der Rechnung: als nicht bezahlt markieren, abschreiben oder stornieren.
Kündigen ist die strenge Option; das Abo aktiv zu lassen, während die Rechnung offen ist, gibt Ihnen mehr Zeit, den Kunden zu erreichen, um den Preis, jemanden zu bedienen, der nicht bezahlt hat. Entscheiden Sie bewusst, statt den Standard zu belassen.
Dunning v1
Ältere Sites nutzen womöglich noch Dunning v1. Chargebees eigene Hilfeartikel nennen für v1 andere Retry-Zahlen; wenn Ihre Site es nutzt, prüfen Sie also die Einstellungen in Ihrem Dashboard, statt sich auf einen Artikel zu verlassen, und erwägen Sie den Wechsel zur aktuellen Version.
Mahnmails und der Link zur Kartenaktualisierung
Chargebee sendet während der Wiederholungsversuche Mahnmails, und diese enthalten einen Link, über den der Kunde seine Zahlungsmethode auf Chargebees gehosteten Seiten aktualisieren kann (Leitfaden zur Aktualisierung der Zahlungsmethode). Chargebee kann Kunden außerdem benachrichtigen, wenn eine Karte bald abläuft, abgelaufen ist oder ungültig wird.
Es gibt drei weitere Wege zu einer neuen Zahlungsmethode:
- Request payment method. Von einer Kunden- oder Abo-Seite im Dashboard können Mitarbeiter einen sicheren Link zu Chargebees gehosteter Seite senden.
- Self-Serve Portal. Einmal aktiviert unter Settings › Configure Chargebee › Checkout and Self-Serve Portal, können Kunden Zahlungsmethoden verwalten und offene Rechnungen bezahlen (Self-Serve Portal).
- API. Die Hosted-Pages-API zur Verwaltung von Zahlungsquellen liefert eine URL, zu der Sie den Kunden weiterleiten, wenn Sie den Link in Ihrer eigenen App oder Ihren E-Mails haben wollen.
Die Standard-E-Mail-Vorlagen sind ein Ausgangspunkt. Bearbeiten Sie sie, damit der Kunde Ihre Marke erkennt, versteht, was fehlgeschlagen ist, und einen klaren Button sieht.
Ereignisse und Webhooks
Chargebees Empfehlung, um das Mahnwesen zu verfolgen, ist, auf payment_failed zu hören und den dunning_status der Rechnung zu lesen:
dunning_status |
Bedeutung |
|---|---|
in_progress |
Die Rechnung ist im Mahnwesen, es bleiben Versuche |
exhausted |
Der letzte Versuch ist fehlgeschlagen; der Mahnzeitraum ist vorbei |
success |
Während des Mahnwesens wurde eine Zahlung eingezogen |
stopped |
Das Mahnwesen wurde für diese Rechnung gestoppt |
Jeder fehlgeschlagene Versuch während des Mahnwesens erzeugt ein Ereignis payment_failed; nur das letzte trägt exhausted (welches Ereignis das Ende des Mahnwesens markiert). payment_succeeded wird ausgelöst, wenn eine Zahlung eingezogen wird. Nutzen Sie diese, um Ihre eigenen Datensätze synchron zu halten, jede zusätzliche Kommunikation in dem Moment zu stoppen, in dem eine Zahlung gelingt, und zu wissen, wann die finale Aktion stattgefunden hat.
Ein Wiederherstellungs-Setup, Schritt für Schritt
- Wählen Sie einen Retry-Modus. Der Smart-Modus ist für Kartenzahlungen der sinnvolle Standard, wenn Ihr Plan ihn enthält, weil er sinnlose Versuche bei Hard Declines auslässt. Nutzen Sie den Custom-Modus, wenn Sie planbare Daten brauchen, zum Beispiel passend zum Zahltag Ihrer Kunden.
- Legen Sie den Mahnzeitraum passend zu Ihrem Abrechnungszyklus fest. Ein Monatsplan kann nicht so lange warten wie ein Jahresplan.
- Wählen Sie die finale Aktion für Abo und Rechnung bewusst.
- Schalten Sie die Mahnmails ein und schreiben Sie sie um. Senden Sie die erste beim ersten Fehlschlag, mit dem Aktualisierungslink. Bei Hard Declines ist die E-Mail das Einzige, was die Zahlung zurückholt.
- Behandeln Sie 3D Secure separat. Sagen Sie diesen Kunden, dass ihre Bank eine Bestätigung der Zahlung braucht, und senden Sie ihnen den Link sofort.
- Aktivieren Sie das Self-Serve Portal, damit Kunden, die die E-Mail ignorieren, ihre Karte trotzdem aus Ihrer App heraus reparieren können.
- Schalten Sie Hinweise zum Kartenablauf ein, um Fehlschläge abzufangen, bevor sie passieren.
- Hören Sie auf
payment_failedundpayment_succeededund protokollieren Sie das Ergebnis nach Fehlerart, damit Sie sehen, welche Fehlschläge Ihr Setup zurückholt und welche nicht.
Was Sie obendrauf ergänzen sollten
Chargebees Wiederholungsversuche und E-Mails decken die Grundlagen gut ab. Was Chargebee Ihnen überlässt, ist vor allem Kommunikation: E-Mails, die sich lesen, als kämen sie von einem Menschen, in der Sprache des Kunden, und die sagen, was bei dem konkreten Fehlschlag zu tun ist; Antworten, die jemanden erreichen; und eine Nachverfolgung für verlorene Kunden, damit Sie versuchen können, sie zurückzugewinnen.
Umsetzung mit NoChurn
NoChurn verbindet sich mit einem API-Schlüssel mit Ihrer Chargebee-Site und folgt deren Webhooks. NoChurn läuft neben Ihren Mahneinstellungen in Chargebee: Es sendet Mahnmails, von KI geschrieben und von Ihnen geprüft, mit einem Link, über den der Kunde seine Zahlungsmethode aktualisiert, und ergänzt Kündigungsflows, Win-back-Mails an Tag 30, 60 und 90 und einen Churn-Score von 0 bis 100. Rechnungsstellung, die Belastung selbst und Ihr Payment-Gateway bleiben bei Chargebee. Disputes kommen vom Gateway hinter Chargebee; mit Stripe oder Braintree sammelt NoChurn die Beweise und entwirft eine Antwort, die erst nach Ihrer Prüfung gesendet wird. NoChurn ist unter 300 $ MRR kostenlos. Siehe NoChurn + Chargebee.